Hur går man enklast och bäst tillväga när ni som Kommun, Länsstyrelse, Region eller Myndighet ska upphandla en rättsdatabas?
Hör av er till oss så hjälper vi er gärna!
I många offentliga verksamheter sker ofta inköp av rättsdatabaser lokalt och utan ett större perspektiv. Det förekommer att olika myndigheter, och ibland även olika delar inom samma myndigheter köper sina egna varianter och då drar kostnaderna lätt iväg. Det är svårt att få överblick över vad som finns eller vad som behövs.
Många små kostnader kan lätt bli stora och det är inte ovanligt att kommuner eller myndigheter ibland upptäcker att de betalar för dubbla tjänster eller tjänster som inte används. Det finns mycket att vinna på att upphandla rättsdatabaser på ett mer centraliserat sätt.
Vi anser att det finns två tydliga problem med det inköpssätt som beskrivs ovan.
1. Kostnaderna kan bli mycket höga; flera sänker sina kostnader 30-50% genom ett samlat inköp av rättsdatabas. I många fall har även stora mängder böcker köpts in till gaska hög kostnad vilket kan minimeras när materialet finns digitalt istället.
2. De lösningar som köps kommer inte alltid alla till del; även om mycket köps in så finns det grupper som kan glömmas bort och inte får tillgång till de licenser och tjänster som köps lokalt.
Oftast är det både mer ekonomiskt och effektivt att upphandla en central lösning, med brett innehåll, som alla anställda kommer åt.
Via en länk på intranätet får alla anställda möjlighet att enkelt nå tjänsten. Denna tillgänglighet underlättar kunskapsöverföring och kunskapsdelning. Man kan enkelt och smidigt dela material inom och mellan förvaltningar, arbetsgrupper, nämnder m.fl.
Gratis support ingår hos de flesta leverantörer idag, men inte alltid användarutbildning. Kostnadsfri användarutbildningen gör att alla användare kommer igång och ser till att ni får valuta för era pengar.
Det kan vara bra att kontrollera vad som ingår i abbonemang och vad kostanderna är för olika delar.
Behoven i olika myndigheter ser olika ut och kan också uppfattas olika beroende på vilka arbetsuppgifter medarbetare har. Behovet skiljer sig också troligtvis åt om medarbetaren är jurist eller inte.
Som upphandlare kan du behöva hjälpa till med att se till att alla grupper får en uppdaterad bild av vad som finns på marknaden. Det ger också dig som upphandlare en uppfattning om vilka egenskaper en tjänst behöver ha för att tillgodose medarbetarnas krav.
Sedan gäller det att utforska marknaden för att se vilka leverantörer som erbjuder vad och vilka som kan tillgodose just era behov.
Det finns flera olika sätt att formulera krav och ni kan t.ex. använda er av funktionskrav. Med funktionskrav beskrivs vad som ska uppnås istället för, som vid detaljkrav, hur något ska uppnås. Genom att uttrycka verksamhetens behov, i form av önskade funktioner, möjliggör ni att få förslag på olika lösningar. Dessa lösningar kan ge positiva effekter såsom besparingar, bättre kvalitet och ökad effektivitet.
Det är viktigt att formulera kraven och definiera behoven i kravställningen på ett så tydligt sätt att leverantören förstår vad som är viktigt och vad den förväntas leverera. Genom dialog med potentiella leverantörer kan ni få en bättre bild av vilka lösningar som finns.
Vilka inloggningsmöjligheter och inloggningsförfaranden finns?
Vilken funktionalitet kan vi kräva?
Vilka olika informationsdelar skiljer sig mellan olika leverantörer?
Vilka implementeringsrutiner behövs efter avtalstecknande, hur sker säkerställandet av leveransen?
Vilka prisjusteringsklausuler används på marknaden?
Vilka försäkringsnivåer kan vi som köpare ställa på leverantören?
Finns statistik och i så fall på vad?
Hur påverkar GDPR nyttjandet av er tjänst?
Vilken support kan vi förvänta oss som beställare?
Vilken mängd utbildning är rimlig att efterfråga?
Vilka former for upphandling och utvärderingsmodeller är bästa att välja?
Kommun, Länsstyrelser, Regioner: Johan Qvinth - Telefon: 0731-410896, Epost: johan.qvinth@nj.se
Myndigheter: Lars Bredberg - Telefon: 0707-789326, Epost: lars.bredberg@nj.se
Myndigheter: Roland Plüss - Telefon: 0708-587662, Epost: roland.pluss@nj.se
Eller fyll i formuläret här nedan så återkommer vi till dig så snart vi kan.
Test av tjänsten är tillgängligt för organisationer och företag. Testperioden löper automatiskt ut efter 14 dagar och förbinder inte till något köp.
Läs våra senaste nyheter