Varför ska just er kommun upphandla rättsdatabaser och hur går man enklast och bäst tillväga? Hör av er till oss så hjälper vi er gärna!
I många kommuner har inköp av rättsdatabaser kunnat ske vind för våg under en lång tid. Olika förvaltningar, och ibland även olika grupper inom samma förvaltning har köpt sina egna saker och kostnaderna har setts som så små att ingen överblick direkt behövs. De många små kostnaderna har dock ofta hunnit bli ganska stora och ibland finns tjänster som inte används eller köps dubbelt.
I många kommuner har inköp av rättsdatabaser kunnat ske vind för våg under en lång tid. Olika förvaltningar, och ibland även olika grupper inom samma förvaltning har köpt sina egna saker och kostnaderna har setts som så små att ingen överblick direkt behövs. De många små kostnaderna har dock ofta hunnit bli ganska stora och ibland finns tjänster som inte används eller köps dubbelt.
Det finns två tydliga problem med detta historiska inköpssätt (bortsett från att det kan bryta både mot upphandlingsmyndighetens regler och interna regler satta i kommunens upphandlingspolicy gällande jämförelse och dokumentation).
Det finns två tydliga problem med detta historiska inköpssätt (bortsett från att det kan bryta både mot upphandlingsmyndighetens regler och interna regler satta i kommunens upphandlingspolicy gällande jämförelse och dokumentation).
Att upphandla en central lösning med brett innehåll som alla anställda i kommunen kommer åt kostar alltid mindre än en stor mängd mindre lösningar. Att alla enkelt når en omfattande lösning via länk på intranätet skapar ett generellt bättre kunskapsläge och möjlighet att dela material inom och mellan förvaltningar/arbetsgrupper. Länken gör att det är lika enkelt att nå tjänsterna oavsett vilken roll man har och oavsett hur länge man jobbat inom kommunen.
Helhetspris
Att be om ett helhetspris för en omfattande lösning täckande alla de rättsområden som förekommer i en kommun sänker alltså kostnaderna. Begär man också att gratis användarutbildning ska ingå med ett visst antal timmar per år tar man höjd för att alla grupper också ska få lära sig nya delar i kommunlicensen och kunna ställa sina frågor. Gratis support ingår hos de flesta leverantörer idag men användarutbildningen gör att alla användare kommer igång och ser till att kommunen får valuta för sina pengar. I slutändan handlar det om att de beslut som tas faktiskt bottnar i gällande rätt vilket blir fallet när systemet har stor utnyttjandegrad.
Behovsanalys
Behoven i olika förvaltningar ser olika ut och kan också uppfattas olika baserat på vilka olika tjänster grupperna jobbat med eller inte jobbat med historiskt. Därför brukar det vara bra att se till att alla grupper får en uppdaterad bild av vad som faktiskt finns på marknaden.
Att upphandla en central lösning med brett innehåll som alla anställda i kommunen kommer åt kostar alltid mindre än en stor mängd mindre lösningar. Att alla enkelt når en omfattande lösning via länk på intranätet skapar ett generellt bättre kunskapsläge och möjlighet att dela material inom och mellan förvaltningar/arbetsgrupper. Länken gör att det är lika enkelt att nå tjänsterna oavsett vilken roll man har och oavsett hur länge man jobbat inom kommunen.
Helhetspris
Att be om ett helhetspris för en omfattande lösning täckande alla de rättsområden som förekommer i en kommun sänker alltså kostnaderna. Begär man också att gratis användarutbildning ska ingå med ett visst antal timmar per år tar man höjd för att alla grupper också ska få lära sig nya delar i kommunlicensen och kunna ställa sina frågor. Gratis support ingår hos de flesta leverantörer idag men användarutbildningen gör att alla användare kommer igång och ser till att kommunen får valuta för sina pengar. I slutändan handlar det om att de beslut som tas faktiskt bottnar i gällande rätt vilket blir fallet när systemet har stor utnyttjandegrad.
Behovsanalys
Behoven i olika förvaltningar ser olika ut och kan också uppfattas olika baserat på vilka olika tjänster grupperna jobbat med eller inte jobbat med historiskt. Därför brukar det vara bra att se till att alla grupper får en uppdaterad bild av vad som faktiskt finns på marknaden.
Hör av dig till oss så hjälper vi dig med din upphandling av rättsdatabas och/eller frågor ni har kring detta.