Framtagande av AI-policy
Det finns inga formella krav på att en AI-policy måste finnas idag – men en policy är redan nu ett viktigt stöd för att säkerställa rättssäker, etisk och effektiv användning av AI. Och inom kort kommer den även bli central för att uppfylla kraven i EU:s AI-förordning. Genom att ta fram en AI-policy skapar kommunen tydlighet, minskar risker och stärker tilliten till hur AI används i verksamheten.
Bakgrund
DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) rekommenderar att kommuner och andra offentliga aktörer tar fram en AI-policy eller motsvarande styrdokument. En sådan policy bör ingå i verksamhetens ordinarie styr- och ledningssystem och ange hur, när och på vilket sätt AI får användas – samt vilka ansvar och begränsningar som gäller. DIGG lyfter särskilt behovet av transparens, kvalitetssäkring och mänsklig kontroll vid användning av AI-baserat beslutsstöd.
Checklista
Så här tar ni fram en AI-policy i er kommun
1. Skapa mandat och förankring
- Säkerställ att arbetet ägs på ledningsnivå (t.ex. kommunledning, förvaltningschef eller digitaliseringsansvarig).
- Bestäm vilka delar av organisationen som ska omfattas.
- Utse en intern arbetsgrupp med kompetenser inom:
- Verksamhet/ledning
- Juridik/dataskydd (DSO)
- IT/Informationssäkerhet
- Kommunikation/HR (för intern förankring)
Mål
Säkerställer att arbetet är formellt godkänt och förankrat.
2. Kartlägg befintlig användning av AI
- Gör en inventering av:
- Vilka AI-verktyg som redan används (t.ex. textgenereringsverktyg, översättningsverktyg, beslutsstöd).
- Vilka enheter och roller som använder dem.
- Vilken typ av data som matas in och behandlas.
- Identifiera även ”shadow use” dvs verktyg som medarbetare använder utan godkännande.
Mål
Ger kommunen en bild av nuläget och risker.
3. Identifiera mål och syfte med AI-användningen
- Vad vill kommunen uppnå med AI?
- Vilka värden ska tekniken stödja (t.ex. effektivitet, kvalitet, tillgänglighet)?
- Vilka arbetsprocesser eller behov är prioriterade?
Mål
Medför att policyn får en tydlig riktning.
4. Definiera centrala begrepp
Det är viktigt att kommunen gemensamt förstår t.ex.:
- Vad avses med AI?
- Vad är generativ AI?
- Vad är automatiserat beslutsfattande?
- Vad är beslutsstöd kontra beslut?
Använd gärna DIGG:s definitioner som stöd.
Mål
Medför att alla talar samma språk.
5. Ta fram principer för ansvarsfull AI-användning
Fastställ grundprinciper, t.ex.:
- Transparens (det ska vara tydligt när AI används)
- Mänsklig kontroll (AI får inte ersätta myndighetsutövning utan granskning)
- Rättssäkerhet (beslut ska vara möjliga att motivera)
- Integritet och dataskydd (GDPR ska följas)
- Informationssäkerhet (ingen känslig info i icke-godkända verktyg)
- Likabehandling och icke-diskriminering
Mål
Säkerställer att policyn vilar på tydliga värderingar.
6. Bestäm vilka typer av AI-verktyg som får användas
- Upprätta lista över godkända verktyg.
- Dokumentera verktyg som kräver prövning innan användning.
- Ange förbjudna användningsområden (t.ex. mata in känsliga personuppgifter i publika tjänster).
Mål
Ger tydliga spelregler för medarbetare.
7. Sätt regler för dataskydd och informationssäkerhet
- Ange om och när personuppgifter får behandlas i AI-verktyg.
- Kräv riskbedömning (och vid behov Data Protection Impact Assessment, DPIA) innan införande.
- Kontrollera datalagring och överföring (tredje land/leverantörsvillkor).
- Dokumentera vem som ansvarar för uppföljning.
Mål
Säkerställer efterlevnad av GDPR och säker informationshantering.
8. Hantera beslutsfattande och granskning
- Klargör att AI inte får fatta myndighetsbeslut.
- Kräv mänsklig kontroll och kvalitetssäkring vid underlag som rör individer, ekonomi, socialtjänst, utbildning etc.
- Definiera vad som måste dokumenteras när AI används som beslutsstöd.
Mål
Rättssäkerhet och ansvar är tydligt.
9. Utbilda organisationen
- Ta fram introduktionsutbildning för alla medarbetare.
- Utbilda chefer om ansvar.
- Ta fram riktlinjer för hur AI ska användas i vardagen (konkreta exempel).
Mål
Utbildning medför att alla vet hur de ska agera.
10. Inför process för godkännande av nya AI-verktyg
- Skapa en checklista för godkännande (juridik + säkerhet + verksamhetsnytta).
- Utse funktion eller råd som fattar beslut (t.ex. digitaliseringsråd).
Mål
Ger en tydlig väg från idé till godkänd användning.
11. Följ upp, mät och revidera
- Bestäm hur ofta policyn ska ses över (t.ex. årligen).
- Följ upp hur AI används och om risker uppstår.
- Uppdatera efter utveckling i lagstiftning (t.ex. AI-förordningen).
Mål
Säkerställer att policyn hålls levande och relevant.
12. Kommunicera policyn internt och externt
- Gör policyn lätt att hitta för medarbetare.
- Utforma en version eller sammanfattning för medborgare, om AI används i externa tjänster.
Mål
Transparens och förtroende.