Allt fler företag och advokatbyråer investerar i legal tech och AI för att öka effektiviteten hos sin medarbetare. En avgörande faktor för framgång är onboarding-processen – utan en genomtänkt introduktion riskerar tekniken att förbli underutnyttjad. Charlie Fernandez, Onboarding & Sales Systems Specialist på Norstedts Juridik, delar med sig av sina insikter i vad som krävs för att implementera ny teknik på ett sätt som skapar verkligt värde i organisationen.
Fem steg till en framgångsrik onboarding
Charlie, som ansvarar för onboarding av kunder i Norstedts Juridiks nya AI-tjänst, JUNO AI, anser att en lyckad onboarding kräver en tydlig strategi. Den är avgörande för att säkerställa att ny teknik inte bara introduceras utan också aktivt används. "Onboarding handlar om mer än att bara visa någon hur man loggar in. Det är en process där tekniken integreras i arbetssättet på ett sätt som ökar produktiviteten.", förklarar Charlie. Han beskriver fem steg som kan hjälpa organisationer att lyckas med implementeringen av nya verktyg:
1. Förstå målgruppen
Onboardingprocessen bör vara anpassad efter olika roller och erfarenhetsnivåer. Vissa användare kanske bara behöver en kort introduktion, medan andra kräver mer djupgående stöd. Skräddarsy utbildningen för att möta behoven hos varje grupp.
2. Involvera användarna tidigt
Låt de som ska använda verktyget vara med och forma utbildningen. På så sätt säkerställer du att den möter deras verkliga behov. Ett exempel kan vara att organisera workshops där användarna får möjlighet att själva definiera vilka kunskaper och färdigheter de behöver för att effektivt kunna använda verktyget.
3. Ge praktiska exempel
Visa hur den nya tekniken löser verkliga problem. Praktiska scenarier och konkreta exempel kan hjälpa användarna att förstå hur verktyget bäst tillämpas i deras arbete. "Många vet till exempel hur man gör en sökning i JUNO, men ganska få känner till alla de små funktioner som kan göra livet enklare eller jobbet snabbare", säger Charlie.
4. Mät era framgångar
Använd data för att utvärdera effektiviteten av onboarding-processen. På så sätt kan du kontinuerligt förbättra den.
5. Erbjud fortlöpande stöd
En framgångsrik onboarding slutar inte efter den första utbildningen. Ett internt nätverk eller en FAQ-sida kan vara till stor hjälp. Regelbunden uppföljning och stöd hjälper användarna att fortsätta utvecklas och upptäcka nya funktioner.
Charlie Fernandez, Onboarding & Sales Systems Specialist på Norstedts Juridik
Vanliga fallgropar att undvika
Även om många inser vikten av onboarding är det lätt att begå misstag. Här delar Charlie med sig av tre vanliga fallgropar – och hur du undviker dem:
- Överväldigande mängd information: För mycket information på en gång kan göra att användarna känner sig överväldigade. Introducera funktioner gradvis för att skapa en mer hållbar inlärningsprocess.
- Brist på praktisk träning: Skriftliga instruktioner är inte tillräckliga för många användare. Komplettera med interaktiva övningar och hands-on erfarenhet.
- Ingen uppföljning: Om det saknas regelbundna avstämningar riskerar användarna att missa viktiga funktioner eller falla tillbaka i gamla rutiner.
Vinsterna av en lyckad onboarding
När onboarding-processen hanteras rätt leder det till tydliga förbättringar. Anställda känner sig tryggare och mer självsäkra i sitt arbete, vilket ökar användningen av den nya tjänsten, medarbetarnas engagemang och därmed deras produktivitet. För organisationen innebär detta att investeringar i ny teknik utnyttjas till sin fulla potential. Charlie avslutar: ”Vi kan se att de som faktiskt har gått en utbildning hos oss och utnyttjar de utbildningsresurser som vi erbjuder använder våra tjänster på ett mer effektivt sätt och är nöjdare med produkten generellt.”
Varje vecka håller vi öppna digitala genomgångar av JUNO och JUNO AI. Även om du inte har ett abonnemang hos oss i dagsläget är du välkommen att delta om du är nyfiken på att lära dig mer. Klicka här för att se våra utbildningar. Kostnadsfria, så klart.
