En upphandling som ger bättre kvalitet till en lägre kostnad börjar med ett ändrat tankesätt kring vad man faktiskt ska köpa. Om det upphandlade avtalet leder till ett tydligt mål med ett mätbart resultat, kan upphandlare lösa många av problemen som brukar uppstå under avtalsperioden. För stort fokus på billiga produkter riskerar att kosta mer än det smakar.
Låt oss börja med två exempel.
Kommun A vill köpa rör. Vad kostar det per meter?
Kommun B vill få kontroll över ledningsnätet under mark, framförallt rören. Resultatet ska bli bättre samordning av markarbeten och att spara pengar.
Kommun A vill köpa elevdatorer. Vad kostar de per styck?
Kommun B vill skapa en lärandemiljö baserad på digitala verktyg. Resultatet ska bli att kommunens skolor möter Läroplanen och skapar rätt förutsättningar för att elevers och lärares möjligheter till måluppfyllelse förbättras när de ges tillgång till en personlig dator. Lösningen ska fungera som ett helhetskoncept och även minimera risken för tekniska problem och störningar.
I de båda exemplen har B ett tydligt mål med sina köp – att uppnå ett resultat, en effekt och den ska vara mätbar. B har en helhetssyn och en långsiktighet i sin beställning.
Beställare A har inte alls den helhetssynen. Istället är det priset på rören och datorerna som är i fokus. Det behöver absolut inte vara fel att köpa t.ex. rör eller datorer på lägsta pris, så länge kravspecifikationen fokuserar på kvalitetsaspekter och leveransvillkor som gynnar produkter med hög kvalitet. Annars kan det lätt uppstå problem. Om rören går sönder, eller läggs ner slarvigt, kan det i värsta fall skapa stora skador på fastigheter, gator m.m. Om datorerna medför att man förlorar en massa lektionstid på att t.ex. uppdatera eller hantera tekniska problem så har vi i värsta fall skapat sämre förutsättningar att nå läroplanen genom köpet av datorerna.
Och det är just den faktorn som ofta glöms bort när man köper produkter med enbart priset i fokus: vilken risk tar vi om vi får produkter som är olämpliga för sitt syfte, även om de är billiga?
Risken vid ett köp utgör också en kostnad men på längre sikt. Kostnaden för risken kan vara både betydligt större och mer oförutsägbar än den kostnad som produkter med hög kvalitet erbjuder. Vi vet inte heller när risken visar sig. Är det inte ofta så att det händer olyckliga saker just när budgeten eller tiden är som mest ansträngd? Murphys lag…
Genom att ändra sitt synsätt på vad upphandlingen - eller varför inte kalla det investeringen - ska leda till så kan kommunen minska riskerna avsevärt för att avtalen leder till fler problem än lösningar.
Men vilka förutsättningar krävs för att kommunen ska lyckas med denna ändring i synsätt och ”komma ut på andra sidan” som en mer modern, långsiktig och resultatinriktad köpare?
Det ska jag visa i min nästa krönika, så håll utkik!
Till dess, lycka till med affärerna!
Magnus Josephson
Upphandlingsjurist och rådgivare inom offentliga investeringar
