Det finns två huvudskäl till att vi valt att dela upp överförmyndarpraktikan i en pärm och en webbdel.
Dels av rena utrymmesskäl. Den stora mängd material som finns i webbdelen hade helt enkelt inte fått plats i pärmen. Den främsta anledningen är dock att du kan utnyttja den uppenbara fördelen med elektronisk dokumenthantering om du har sina mallar och blanketter elektroniskt. Den tid som du lägger ned på att anpassa de elektroniska dokumenten till din verksamhet, kommer att bli mycket väl använd tid.
Dokumenten är indelade efter respektive lagrum och den inbördes ordningen är i någon mån avsedd att spegla ärendets gång. Du måste dock ha i minnet att ett ärende kan innehålla åtgärder som inte genererar ett dokument. Det har varit en tydlig ambition från författarnas sida, vid framställningen av dokumenten, att följa lagens bokstav och inte de i många stycken, felaktiga handläggningsrutiner, som sedvanan utvecklat under många år. Vad avser te x godmansärenden enligt FB 11:4, styr dokumenten över utredningsskyldigheten, där den skall vara, d v s hos tingsrätten respektive socialtjänsten.
Dokumenten är upplagda för beslutfattande enligt förvaltningslagen av ensam överförmyndare eller delegationsbeslut av handläggare. När beslut skall fattas i nämnd och infogas i protokoll kan innehållet i dokumenten naturligtvis användas, men det som anges som ”saken” i dokumenten får istället anges som ärendemening och den s k reciten (d v s det som kommer innan skälen för beslutet, får skrivas in där man redogör för ”bakgrunden” i ett kommunalt nämndsbeslut. Dessutom får underskrifter och besvärshänvisning tas bort. Besvärshänvisningen brukar man skicka med som en bilaga till det protokollsutdrag som delges den enskilde.
Dokumenten innehåller ett stort antal fotnoter med anvisningar och information. Noterna finner du genom att sätta muspekaren på noten eller genom att gå till slutet av dokumentet. Dokumenten innehåller också en hel del anvisningar om vad som skall anges i den löpande texten. Varje ärende är unikt och det är inte möjligt att förutse alla varianter. Sistnämnda anvisningar är kursiverade.
De flesta dokumenten kräver en del redigering innan de kan användas i den egna verksamheten. På grund av den stora mängden dokument är det lämpligt att du till att börja med väljer ut de 15-20 dokument som du tror kommer att bli mest frekventa i din verksamhet, t ex ansökningar till tingsrätten, ansökan om uttagsmedgivande, begäran om yttrande i vissa fall mm. Sedan kan du arbeta med de dokumenten enligt följande.
- Spara ned dokumentet till din egen dator i en tillfällig mapp.
- Öppna dokumentet och ta bort fotnoterna med anvisningar. Det gör du enkelt genom att markera noten i den löpande texten och trycka på ”delete”. Du måste också ta bort rubriken ”anvisningar” manuellt.
- Klipp ut den kvarvarande textmassan och klistra in den i ett dokument med din kommuns sidhuvud och sidfot.
- Spara ned dokumentet som en mall till din egen dator i en mapp som du skapat för dina mallar och blanketter.
Om du använder ett datoriserat ärendehanteringssystem i din verksamhet kan du gå vidare och använda dig av tekniken med ”kopplade dokument”. Det innebär att dokumentet kan hämta information om t ex namn, adress och personnummer direkt från databasen i ditt ärendehanteringsprogram. Det kan vara lite komplicerat, men sparar enormt mycket tid. En ansökan till tingsrätten gör du på en sekund istället för på kanske 10 minuter. En varm rekommendation är därför att du försöker få hjälp med detta om du inte vet hur man gör själv.
Vi hoppas att du kommer att få nytta av även denna del av överförmyndarpraktikan.